TATA CARA BERSIDANG DALAM ORGANISASI
TATA CARA BERSIDANG DALAM ORGANISASI
PENGERTIAN SIDANG
Secara
sederhana, sidang merupakan bentuk diskusi resmi yang diikuti orang banyak
untuk memutuskan sesuatu dengan mekanisme-mekanisme yang jelas/teratur.
Mekanisme-mekanisme yang dibuat dan diberlakukan di sidang bertujuan agar
sidang yang dilakukan berjalan aman, aspiratif, dan demokratis. Oleh karena itu
aturan main sidang harus jelas.
Segala keputusan
yang berhubungan dengan kebijakan public akan selalu diambil melalui mekanisme
sidang. Sehingga semua pihak yang berkepentinagn dengan kebijakan publek pasti
akan berkumpul untuk ikut dalam proses itu.
Sebelum sidang
dimulai, biasanya sidang belum mempunyai pimpinan sidang. Untuk itu sebagai
pimpinan sidang sementara diambil alih oleh panitia pengarah (SC). Panitia
pengarah ini akan memilih pimpinan sidang atau presidium sidang untuk
selanjutnya. Presidium sidang terpilih memimpin jalannya persidangan.
MACAM-MACAM SIDANG
1.
Sidang Komisi
Sidang ini hanya diikuti oleh
anggota komisis saja untuk memudahkan perumusan dan pengambilan kebijakan
sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan lebih terfokus.
Keputusan pada sidang komisis bersifat non permanen (dapat berubah) kemudian dibawa
kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.
2.
Sidang Pleno
Biasa disebut sidang besar yang
diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali.. Sidang pleno dilakukan
untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah dirumuskan sebelumnya
pada sidang komisi. Pembahasan agenda, tatib, dan LPJ menggunakan sidang jenis
ini.
ATURAN UMUM SIDANG
1.
Presedium Sidang
ü Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan
melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah atau Steering Committee
(SC).
ü Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya
persidangan seperti aturan yang disepakati peserta.
ü Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata
tertib persidangan
2.
Peserta Penuh
Ø Hak peserta:
ü Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan
mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis.
ü Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan
keputusan
ü Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses
pemilihan
ü Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Ø Kewajiban peserta:
ü Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
ü Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
3.
Peserta Peninjau
Ø Hak Peninjau:
ü Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan
mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Ø Kewajiban Peninjau:
ü Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
ü Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
4.
Steering Committee (SC) / Pemandu
Steering
Committee(SC) adalah Komite/Panitia Pengarah yang terdiri dari sekelompok orang
yang memiliki kredibilitas tertentu yang ditunjuk dan diangkat berdasarkan
keputusan sebelum acara dilaksanakan.
Ø Hak SC:
ü SC hanya memiliki hak bicara ketika diperlukan oleh pimpinan sidang
berdasarkan kesepakan oleh seluruh peserta sidang.
Ø Tugas dan Kewajiban SC:
ü Memandu jalannya persidangan
ü Memandu sidang pleno pertama untuk menentukan Presedium sidang
ü memberikan pengarahan tentang konsep/pola/bentuk penyelenggaraan
konvensi.
5.
Organizing Committee (OC) / Panitia Pelaksana
Organizing
committee adalah orang yang mengorganisir kegiatan sehingga bisa berjalan
dengan baik sehingga kegiatan berjalan sesuai dengan tata cara pelaksaanaan.
Ø Hak OC:
ü OC tidak berhak apapun tentang jalannya persidangan
ü OC tidak dibenarkan masuk ruangan sidang kecuali atas permintaan
pimpinan sidang dengan kesepakatan peserta sidang
Ø Tugas dan Kewajiban OC:
ü Mengadakana acara
ü Mengkordinir acara sidang
ü Menyediakan perlengkapan sidang
PERANGKAT SIDANG
1.
Peserta
sidang (Penuh dan Penijau)
2.
SC
3.
Presidium
atau pimpinan sidang
Ø Ketua (Presidium 1)
·
Duduknya
di tengah
·
Bertugas:
ü Membuka dan menutup sidang
ü Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan agar fokus
ü Membuat keputusan-keputusan
Ø Anggota (Presidium 2)
·
Duduk
di sebelah kanan Ketua
·
Bertugas
menulis opsi yuang masuk dari peserta
Ø Anggota (Presidium 3)
·
Duduk
di sebelah kiri Ketua
·
Bertugas
menyimpulkan dan mengamankan sidang
4.
Agenda
acara persidangan/materi persidangan
Meliputi bahan-bahan yang akan
dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib, AD/ART, PPO,
GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus
5.
Ruangan
Sidang
6.
Perlengkapan
Sidang
ü Meja
ü Kursi
ü Palu sidang
ü Pengeras suara
ü Podium
ü Laptop dan Printer
ü Notulensi
7.
Tata
Tertib Persidangan
Tata tertib persidangan merupakan
hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan
aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.
ISTILAH-ISTILAH DALAM PERSIDANGAN
1.
Mohon
Bicara (Opsi): meminta izin untuk memberikan pendapat.
2.
Interupsi
adalah memotong pembicaraan/menyela dikarenakan ada hal-hal yang sangat penting
untuk diungkapkan, ditempuh dengan menggunakan kata “interupsi” yang pada
hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara.
3.
Kliring:
memotong pembicaraan di atas interupsi
4.
Pending/Skorsing:
penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada
waktu sidang berlangsung dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby,
penundaan sidang.
5.
Lobbying:
penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan
pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal.
6.
PK/Peninjauan Kembali: mekanisme yang digunakan untuk mengulang
kembali pembahasan/ putusan yang telah ditetapkan.
MACAM-MACAM INTERUPSI:
1.
Point
of clarification : interupsi
untuk menjernihkan/meluruskan permasalahan atau isi pembahasan.
2.
Point
of view : interupsi yang digunakan untuk
menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan, saran
3.
Point
of order : memotong pembicaraan orang lain
karena telah melenceng.
4.
Point
of solution : interupsi
untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dibahas.
5.
Point
of information : interupsi
untuk memberikan informasi/ kebenaran yang dianggap perlu,yang berkaitan dengan
kondisi yang menjadi pokok pembahasan atau hal-hal yang dipandang urgen untuk
diinformasikan.
6.
Point
of privilege (rehabilitation) :
Memotong pembicaraan orang lain ketika ia telah menyinggung martabat orang
lain.
7.
Interruption
of explanatio, Bentuk
interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak
ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan
kita.
8.
Interruption
of personal, Bentuk
interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain
sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
9.
Interup of Solution, Memotong dan menyampaikan solusi sehingga pembahasan bisa
diakhiri.
10. Interup of idea, Menyampaikan ide baru tapi masih terkait dengan
yang sedang dibicarakan sehingga harus disampaikan segera
PELAKSANAAN
INTERUPSI :
·
Interupsi
dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah
mendapat ijin dari Presidium Sidang
·
Interupsi
diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
·
Apabila
dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan
jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk
mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau
Peserta Sidang
ATURAN KETUKAN PALU:
Ø
1 Kali Ketukan
ü Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
ü Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin
(keputusan sementara).
ü Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
ü Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak
terlalu lama (biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu
meninggalkan tempat sidang.
ü Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap
keliru.
Ø
2 Kali Ketukan
ü Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup
lama (biasanya 2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.
ü Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
ü Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan
pendapat dalam pengambilan keputusan
Ø
3 kali ketukan
ü Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
ü Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang
KALIMAT YANG DIPAKAI OLEH PRESIDIUM SIDANG SAAT MENGETUK PALU
Ø
Membuka sidang
“Dengan
mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim tepat pada pukul 00.00 di jam tangan saya,
sidang pleno I saya nyatakan dibuka.”
tok…….tok…….tok (tiga kali)
Ø
Menutup sidang
“Dengan
mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin tepat pada pukul 00.00 di jam tangan
saya, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.
tok……..tok……..tok (tiga
kali)
Ø
Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini
pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya”
tok... (satu kali)
Ø
Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan
sidang saya ambil alih”
tok (satu kali)
Ø
Menskorsing sidang
“Dengan ini
sidang saya skorsing selama satu kali 15 menit”
tok..tok... (dua kali)
Ø
Mencabut skorsing
“Dengan ini
skorsing satu kali 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan”
tok…tok... (dua kali)
Ø
Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok…(satu kali)
“Peserta sidang
harap tenang !”
Ø
Meminta Persetujuan Peserta
“Bagaimana
forum, apakah sepakat?”
“Sepakaaat”
Tok.. (satu
kali)
SYARAT-SYARAT
PRESIDIUM SIDANG :
1. Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung
jawab
2. Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
3. Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif
dalam situasi kritis
4. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh
kondisi persidangan
SIKAP
PRESIDIUM SIDANG :
1. Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
2. Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
3. Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta
QUORUM
DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
1. Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri
oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa
juga ditentukan melalui konsensus)
2. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk
mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari
peserta yang hadir di persidangan
3. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara
terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan
pemungutan suara ulang
SANKSI-SANKSI
Peserta yang tidak memenuhi
persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan
dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta siding yang
lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan
kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama,
presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil
kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.
Jika
terjadi kericuhan dalam persidangan, peserta bisa meredamnya dengan jalan:
ü Melantunkan ayat suci Alquran
ü Menyanyian Lagu Indonesia Raya atau Lagu Mars
ETIKA SIDANG (MUSYAWARAH)
Sering ditemukan sidang-sidang
menjadi ricuh karena hal-hal sepele, tapi akibatnya bisa menghabiskan waktu
yang panjang bahkan merusak suasana, materi pembahasan, ukhuwah dsb. Padahal
forum itu kadang pesertanya terdiri dari kalangan terpelajar atau bahkan
agamawan (aktivis dakwah).
Hal ini terjadi karena saking
asiknya berdinamika sehingga melupakan hal-hal kecil yang bisa merusak. Untuk
itu disamping kita belajar untuk ahli beretorika juga dituntut untuk
memperhatikan hal-hal yang dapat mengganggu perasaan para peserta sidang dan
merusak suasana persidangan. Etika sidang yaitu:
ü
Berbicara atas izin pimpinan
sidang
ü
Sedapat mungkin tidak memotong
pembicaraan orang lain, kecuali bila memang sangat mendesak
ü
Berbicara seperlunya, tepat
sasaran dan tidak bertele-tele
ü
Berbicara menghadap pimpinan
sidang (hindari berhadapan face to face sesama peserta).
ü
Camkan bahwa yang ditanggapi
adalah ide, gagasan, pendapat dan pemikiran, bukan orang yang menyampaikannya.
Hindari asumsi-asumsi, perasaan antar pribadi atau pun kelompok.
ü
Hindari tindakan apologis yang
berlebihan. Apologis disini maksudnya adalah membela diri karena merasa
diserang atau karena yang berbeda pendapat adalah si anu atau dari golongan
anu.
ü
Lihat dan tanggapi segala sesuatu
secara objektif, bebas dari asumsi, intrik dan pretensi negative
ü
Dan banyak lagi hal-hal sepele
tapi menyangkut nilai dan etika yang harus diperhatikan agar sidang menjadi
bermanfaat dan tidak banyak kemubaziran.
“Unzur maa qaala walaa tanzur man qaala” Lihatlah apa yang
dikatakan dan jangan lihat siapa yang mengatakan
Kebenaran yang hakiki hanyalah milik ALLAH SWT, kesalahan dan
kekhilafan adalah bukti bahwa manusia adalah makhluk yang lemah disisi-Nya.
Tugas manusia adalah berupaya terus mencari kebenaran, memperjuangkan keadilan,
mencegah kemunkaran dan menebar kebaikan (amar ma’ruf nahiy munkar)
والله
الموفّق الى اقوم الطريق
“Wallaahul Muwaffiq ilaa aqwamith
thoriiq”
“Allah-lah Sang Penolong kepada
seteguh-teguh jalan yang ditempuh”